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io new management vom 16.09.2004
Irina Kisseloff, 11147 Zeichen
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«Business Intelligence erfordert einen Frühlingsputz»
 
Wer seine Unternehmensdaten besser auswerten möchte, muss zuerst radikal aufräumen, sagt der IT-Analyst Frank Buytendijk.
 
io new management: Heute sammeln Unternehmen in verschiedensten Systemen eine Unmenge an Daten. Business-Intelligence-Software möchte ja diese Daten noch besser analysieren, Zusammenhänge aufdecken und so Entscheidungsgrundlagen bereitstellen. Da besteht doch die Gefahr, dass die Entscheidungsträger durch die neue Datenflut überfordert und blockiert sind.

Frank Buytendijk: Das ist so. Wir erleben das ja bei E-Mail: Ich bin seit neuestem über ein Gerät mit drahtlosem Netzzugang überall und jederzeit online und der Effekt ist, dass ich mehr E-Mails schicke und mehr erhalte. Gartner hat ausgerechnet, dass zwischen 1998 und 2002 47 Milliarden Dollar für Unternehmenssoftware ausgegeben wurden. Das ist unglaublich viel und lässt ahnen, wie viele Daten dadurch generiert werden. Meine sehr konservative Prognose für die nächsten fünf Jahre ist, dass die Datenmenge, die Unternehmen über diese Software produzieren durchschnittlich um 30 Prozent pro Jahr wachsen wird.

io new management: Sind so viele Daten als Entscheidungsgrundlage überhaupt noch sinnvoll?

Buytendijk: Es wird sicher nicht mehr möglich sein, alle diese Daten zu skalieren oder in einem grossen Datawarehouse zu speichern. Technisch wird es machbar sein, aber unser Gehirn kommt nicht mehr mit. Es muss sich also einiges ändern: Wir müssen vom Gedanken abkommen, alles analysieren zu wollen. Die erste Überlegung hat zu sein: Was brauchen wir wirklich? Darauf müssen wir uns konzentrieren. Viele Unternehmen machen etwas falsch im Bereich Technologie, wobei ich nicht die IT-Abteilung meine, die ja sonst dazu neigt, sich zu stark für neue Technologien zu begeistern. Nein, hier sind es die Anwender, die zu hohe Erwartungen haben. Wir fragen jedes Jahr in unserer «User Wants and Needs»-Studie «Was brauchen Sie bei solchen Tools wie Business Intelligence?». An erster Stelle wird auf der ganzen Welt die «Ad Hoc Query Capability» genannt, also die Möglichkeit, als Anwender die Daten mit eigenen Fragen analysieren zu können, ohne das zu Grundeliegende Programm verstehen zu müssen. In der Realität nutzt das aber keiner, da macht dann wieder die IT-Abteilung die Analysen.

io new management: Für die Anwender ist es wohl doch zu komplex ...

Buytendijk: Ja, aber es ist sehr verlockend zu denken, man könne dank «Ad Hoc Query Capability» spontan entscheiden, was man wissen möchte. Dabei lässt sich sagen, dass sich trotz gestiegener Komplexität 60 Prozent der Informationen über Standardberichte aus den Daten herausziehen lassen. Das heisst, man braucht gar keine «Ad Hoc Query Capability», kein «Data Mining», keine spezielle Visualisierung ¬ eine ganz normale Berichtsfunktion reicht. Wenn jeder eine «Ad Hoc Query Capability» hat, entstehen noch mehr Versionen der Wahrheit. Wir müssen also nicht weiter analysieren, sondern standardisieren.

io new management: Sie haben gesagt, es sei für das Unternehmen wichtig zu wissen, was es analysieren möchte. Wie kann es aber herausfinden, was es analysieren soll?

Buytendijk: Man kann hier von der Strategie ausgehend die Erfolgsfaktoren bestimmen, dann die Ziele und schliesslich die Performance-Indikatoren. Das geht nicht gut.

io new management: Aber so wird es ja in der Regel gemacht.

Buytendijk: Ja, aber es ist ein total falsches Vorgehen. Am Ende hat man zwar das theoretisch Richtige gemacht, aber 40 Prozent dessen, was man wissen sollte, kann man so nicht messen.

io new management: Würden Sie dann ein «Bottom-up-Vorgehen» vorschlagen?

Buytendijk: Nein, Bottom-up ist ebenso schrecklich. Denn dadurch erhält man nur Berichte davon, was im Unternehmen bereits vorhanden ist. Der Prozess muss Top-down und Bottom-up verlaufen. Ich sehe das ganze als Stufenmodell: Zunächst wird in einem Projekt ein Vorschlag entwickelt, welche Analysetools für das Unternehmen wichtig sein könnten. Dann werden diese ein halbes Jahr oder ein Jahr eingesetzt und gleichzeitig evaluiert man kontinuierlich, was die Anwender wirklich nutzen ¬ the journey is the destination ...

io new management: Was nützt es denn einem Unternehmen ganz konkret, wenn es Business-Intelligence-Software anwendet?

Buytendijk: Das Unternehmen trifft vielleicht «bessere» Entscheidungen, die Entscheidungsprozesse sind kürzer, aber wie viele Franken es dadurch mehr verdient, lässt sich kaum sagen. Wir werden von grossen Unternehmen oft gefragt «Was ist der Return-on-Investment eines Datawarehouses? Unsere IT-Leute möchten eines bauen.» Ich sage dann jeweils, ich berechne Ihnen diesen ROI gerne bis auf zwei Stellen hinter dem Komma, wenn Sie mir sagen können, was der ROI Ihres Local Area Networks ist. Die Antwort lautet immer: Das wissen wir nicht. Und ich sage dann jeweils: Weshalb haben Sie dann eines? Weil wir es brauchen, ist die Entgegnung. Was ist denn der Unterschied zwischen einer integrierten Kommunikationsplattform, also einem Local Area Network, und einer integrierten Datenplattform, einem Datawarehouse? Es gibt keinen. Letzteres bringt also grundsätzlich auch keinen ROI, sondern ist eine Infrastruktur, die man haben muss. Und natürlich gibt es durch den Effizienzgewinn auch einen kleinen ROI. Effizienz ist aber nicht genug.

io new management: Wie kann denn ein Mehrwert erreicht werden?

Buytendijk: Dazu muss ein Unternehmen vier Voraussetzungen erfüllen: Erstens: Es muss eine sehr gute Infrastruktur haben, denn nur so können Daten wiedergefunden werden. Zweitens: Es muss die richtigen Applikationen haben und diese auch mit den entsprechenden Businesskennzahlen verbinden. Drittens braucht es spezifische Fähigkeiten und viel Erfahrung, um die Daten richtig interpretieren zu können ¬ hier kann ein grosser ROI entstehen. Unternehmen, die mit Business Intelligence sehr erfolgreich sind, haben zudem oft ein Servicecenter innerhalb der Firma, das heisst, eine kleine Gruppe von Personen, die dem Management hilft, die Daten zu nutzen. Viertens muss eine Art und Weise gefunden werden, wie Business Intelligence ins Geschäftsmodell integriert werden kann.

io new management: Business Intelligence bringt ja mehr Transparenz in das Unternehmen und bedingt unter Umständen einen Kulturwechsel, weil Offenheit bisher nicht gelebt wurde.

Buytendijk: Das ist genau der Punkt. Das mittlere Management möchte oft gar keine Transparenz, denn die Königreiche auf dieser Hierarchiestufe basieren auf Intransparenz. Wenn hier angesetzt wird, hat das sehr grosse Effekte. Nehmen wir zum Beispiel das Back Office einer Bank, das in vier Bereiche unterteilt ist. Wird die Produktivität jedes Bereichs regelmässig auf einem schwarzen Brett angeschlagen, schafft das Transparenz. Es werden keine Ziele gesetzt, keiner sagt, alles müsse besser werden, es gibt nur mehr Transparenz. Wenn nun zum Beispiel der eine Bereich hinterherhinkt, weil viele in den Ferien sind, kann der andere aushelfen. Auf dieser Hierarchiestufe ist Harmonie wichtig, hier herrscht kein harter Wettbewerb wie im Topmanagement. Doch oft bringt die Transparenz in einem zweiten Schritt die Mitarbeiter dazu, sich selbst Ziele zu setzen, weckt sie ihren Ehrgeiz.

io new management: Transparenz soll die Leute motivieren, selbst aktiv zu werden?

Buytendijk: In der Schweiz erlebe ich oft, dass man Mühe hat mit dieser Idee. Die Unternehmenskulturen sind nicht so auf Offenheit ausgerichtet. In Skandinavien dagegen, wird das schon seit Jahrzehnten so gemacht. Ich denke, es wäre sehr wichtig, sich hier zu ändern. Schon einfache Produktionsstatistiken können viel auslösen.

io new management: Aber besteht nicht die Gefahr, dass auch hier geschummelt wird?

Buytendijk: Dafür braucht es ein gutes Controlling. Zudem ist die Geschwindigkeit in vielen Unternehmen so hoch, dass gar keine Zeit mehr zum Manipulieren bleibt. Das ist ein hübscher Nebeneffekt (lacht).

io new management: Wenn Unternehmensdaten noch stärker ausgewertet werden, nimmt dann nicht auch die Verletzlichkeit des Unternehmens zu?

Buytendijk: Vielleicht ¬ allerdings ist eine gute Strategie wie ein massgeschneiderter Anzug. Sie kann nicht einfach übertragen werden. Und zudem, was wäre die Alternative? Nichts zu wissen über das eigene Unternehmen?

io new management: Welche Unternehmen sollten Business Intelligence einführen?

Buytendijk: Alle, denn heute braucht es Transparenz. Der Business Case für Business Intelligence ist ganz einfach (lacht): Möchte ich ins Gefängnis gehen oder nicht?

io new management: Aber gilt das auch für kleinere Unternehmen? Sollen die auch mit solchen Tools arbeiten?

Buytendijk: Bei den börsenkotierten Firmen ist es klar ¬ die müssen. Bei den anderen sind zwar keine Shareholder da, die Transparenz fordern, aber doch die Kunden, die heute zum Teil bestimmte Anforderungen stellen und nur mit Firmen zusammenarbeiten, die transparent sind. Der Druck ist von verschiedenen Seiten da.

io new management: Wie ist das Vorgehen, wenn sich ein Unternehmen für Business Intelligence entscheidet?

Buytendijk: Es braucht zunächst einen grossen Frühlingsputz. Denn in jeder Firma sind unzählige Excel-Sheets vorhanden. Meist können 40 Prozent weggeschmissen werden. Die restlichen Informationen müssen dann miteinander verbunden werden.

io new management: Was kann man nicht erwarten von Business Intelligence?

Buytendijk: (lacht) A fool with a tool is still a fool ... Business Intelligence löst meine Probleme nicht, ich muss sie selbst lösen, wie im Leben sonst auch .... Nein, im normalen Leben ist das anders (lacht): Eine Abwaschmaschine löst ziemlich viele Probleme ...

Die vier Voraussetzungen für Business Intelligence

1. Eine exzellente Infrastruktur.

2. Die richtigen Applikationen.

3. Die Fähigkeit und die Erfahrung, die Daten interpretieren zu können.

4. Die Möglichkeit, Business Intelligence ins Geschäftsmodell des Unternehmens zu integrieren.


Frank Buytendijk, Experte für Business Intelligence

Er ist «Research Vice President» beim IT-Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Gartner. Dass Frank Buytendijk aber in seiner Karriere nicht nur beraten hat, sondern auch in Unternehmen direkt tätig war, zeigt sein praxisorientiertes, pragmatisches Denken. Studiert hat der Niederländer Wirtschaftsinformatik am «Institute for Economics and Management» in Utrecht (NL). Bei Gartner beschäftigt er sich vor allem mit dem Bereich Business Intelligence und gilt als profunder Marktkenner.


Overview

Allenthalben ein neues Schlagwort: Business Intelligence ist ein dieser Tage viel gehörtes und steht für Software, die vorhandene oder zu beschaffende Unternehmensdaten gründlich analysiert. Dadurch sollen Zusammenhänge zwischen diesen Daten sichtbar gemacht und die Prozesse im Unternehmen optimiert werden. Was steckt aber hinter dem Schlagwort Business Intelligence? Was bringt es denUnternehmen wirklich? «io new management» sprach mit dem Experten Frank Buytendijk am Rande einer Veranstaltung des Softwareanbieters Cognos zu Business Intelligence in Zürich.

 
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